Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Değerli Misafirlerimiz,

Barut Turizm ve Eğitim Ticaret A.Ş. (“Şirket”) olarak, kişisel verilerinizin korunmasına önem vermekteyiz. Bu kapsamda kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla ve aşağıda açıklanan usul ve esaslar çerçevesinde işlenmektedir.

İşbu Aydınlatma Metni; kişisel verilerinizin hangi veri kategorileri kapsamında, hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak, kimlere aktarılabileceği, saklama süreleri ve KVKK kapsamındaki haklarınız hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

Unvan: Barut Turizm ve Eğitim Ticaret A.Ş.

Adres: Side Mah. Süleyman Demirel Bulvarı No:1 Manavgat/Antalya

E-posta: [email protected]

2. İşlediğimiz Kişisel Verileriniz

Şirketimiz tarafından, konaklama ve hizmet faaliyetleri kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:

Kimlik Bilgileri: Ad, soyadı, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası, pasaport numarası.

İletişim Bilgileri: Adres, posta kodu, e-posta adresi, telefon numarası, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, tarafınızca paylaşılması hâlinde sosyal medya iletişim bilgileri.

Finansal Bilgiler: E-fatura bilgileri, ödeme ve harcama kayıtları, muhasebe ve finans süreçlerine ilişkin bilgiler.

Sağlık Bilgileri (Özel Nitelikli Kişisel Veriler): Gıda alerjisi, özel diyet gereksinimleri, sağlık durumuna bağlı özel hizmet talepleri kapsamında tarafınızca açık rıza verilmesi hâlinde paylaşılan sınırlı sağlık bilgileri. Bu veriler konaklama hizmetinin sunulması için zorunlu değildir ve açık rıza olmaksızın işlenmez.

Görsel Kayıtlar: Tesis genelinde güvenliğin sağlanması amacıyla alınan kamera görüntüleri (ses kaydı alınmamaktadır). Açık rıza verilmesi hâlinde tanıtım amaçlı fotoğraf ve video kayıtları.

Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri: Tesis giriş-çıkış kayıtları, kamera sistemi görüntü kayıtları.

Lokasyon Bilgileri: Transfer ve ulaşım organizasyonlarının yürütülmesi amacıyla seyahat ve transfer bilgileri, kullanılan araçlara ilişkin sınırlı bilgiler.

İşlem Güvenliği Bilgileri: İnternet sitesi ve mobil uygulama kullanımı sırasında elde edilen IP adresi, log kayıtları, internet erişim ve trafik bilgileri, giriş-çıkış logları (5651 sayılı Kanun kapsamında).

Misafir Yorum, Geri Bildirim ve Şikâyet Bilgileri: Tesis ve hizmetlere ilişkin değerlendirmeler, görüş ve şikâyetler, memnuniyet kayıtları, rezervasyon bilgileri ve oda numarası.

Tercih Bilgileri: Konaklama tercihleri, özel istekler, geçmiş hizmet talepleri ve ilgi alanlarına ilişkin bilgiler.

Pazarlama Bilgileri: Açık rıza verilmesi hâlinde; konaklama geçmişi, çerez kayıtları, sadakat programı üyelik bilgileri, iletişim izinleri ve özel gün bilgileri.

Diğer Bilgiler: Araç plakası, acente veya firma bilgileri, misafir ürün kabul bilgileri, yazılı veya elektronik iletişimler, check-in işlemleri sırasında alınan imza, oda tipi değişikliği veya yükseltme işlemlerine ilişkin imza, kayıp eşya teslimine ilişkin imza, kişiye özel gönderi ve siparişlerin teslimine ilişkin imza, meslek bilgisi ve yalnızca tarafınızca paylaşılması hâlinde kişisel asistan hizmeti kapsamında aktarılan bilgiler.

3. Kişisel Verilerin İşlenmesi Amacı

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5 ve 6’ncı maddelerinde belirtilen hukuki sebepler çerçevesinde, aşağıda belirtilen amaçlarla işlenmektedir:

Rezervasyon Süreçlerinin Yürütülmesi ve Konaklama Hizmetlerinin Sunulması

Rezervasyonlarınızın oluşturulması, planlanması ve gerçekleştirilmesi, konaklama hizmetinin sunulması, online check-in işlemlerinin yapılabilmesi, kimlik doğrulama işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve tarafınızca talep edilmesi hâlinde konaklama sürecine ilişkin hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.

Tarafınızca paylaşılması hâlinde; yastık tercihi, oda tercihi, gıda alerjisi veya özel diyet talepleri gibi bilgiler yalnızca açık rızanıza dayalı olarak ve talep edilen hizmetle sınırlı olmak üzere işlenmektedir. Bu bilgilerin paylaşılması konaklama hizmetinin sunulması için zorunlu değildir.

Özelleştirilmiş Hizmetlerin Sunulması

Tarafınızca talep edilmesi hâlinde; konaklama tercihleri, özel istekler, geçmiş hizmet taleplerine ilişkin bilgiler, a la carte restoran, pavilion ve benzeri alanlara yapılacak rezervasyonların oluşturulabilmesi amacıyla ad, soyadı ve oda numarası bilgileri işlenmektedir.

Mini club etkinliklerine katılım durumunda; çocuk misafirlerin adı, soyadı, oda numarası ve veli iletişim bilgileri, yalnızca organizasyonun güvenli şekilde yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.
Çocuklara ilişkin sağlık bilgileri ancak açık rıza verilmesi hâlinde ve zorunlu olmadıkça işlenmemektedir.

Kamuya açık platformlarda tarafınızca alenileştirilmiş bilgiler, yalnızca ilgili hizmetle sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla dikkate alınabilmektedir.

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Rezervasyon bilgilerinin tarafınıza iletilmesi, konaklamaya ilişkin bilgilendirmelerin yapılması, tarafınızca talep edilmesi hâlinde kişisel asistan desteği sağlanması ve ödeme süreçlerine ilişkin bilgilendirmelerin yapılması amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

Talep, Görüş ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi

Misafir memnuniyetinin ölçülmesi, artırılması ve geliştirilmesine yönelik çalışmaların yürütülmesi, misafir ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası, talep, öneri ve şikâyetlerin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

Barut Turizm ve Eğitim Ticaret A.Ş..’nin tabi olduğu ulusal ve uluslararası mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, resmi kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin karşılanması, hukuki süreçlerin yürütülmesi ve ilgili kişi başvurularının mevzuata uygun şekilde yanıtlanması amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

Muhasebe ve Finans Süreçlerinin Yürütülmesi

Muhasebe ve finans operasyonlarının yürütülmesi, ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, faturalandırma süreçlerinin yönetilmesi ve talep edilmesi hâlinde finansal belgelerin tarafınıza iletilmesi amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

Fiziksel Mekân Güvenliğinin Sağlanması

Tesislerin ve yerleşkelerin güvenliğinin sağlanması, ziyaretçi giriş-çıkışlarının kontrol edilmesi ve güvenlik kamera sistemleri aracılığıyla güvenlik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir. (Güvenlik kameraları aracılığıyla ses kaydı alınmamaktadır.)

İşlem Güvenliğinin Sağlanması

İnternet sitesi, mobil uygulama ve kablosuz ağların kullanımı sırasında işlem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi, log ve trafik kayıtlarının tutulması, sahteciliğin ve dolandırıcılığın önlenmesi ile bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

Barut Club Üyelik Programı Süreçlerinin Yürütülmesi

Barut Club üyeliğinizin bulunması hâlinde, üyelik programı kapsamında sunulan hizmetlerden faydalanabilmeniz, puan kazanımı ve ödül süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

Reklam ve Pazarlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel verileriniz, yalnızca açık rıza vermeniz hâlinde, otelimiz ve hizmetlerimiz hakkında bilgilendirme yapılması, tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, kutlama ve temenni içeriklerinin iletilmesi amacıyla işlenmektedir. Açık rıza vermemeniz hâlinde, pazarlama amaçlı herhangi bir veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmeyecektir.

Bu amaçlarla işlenen kişisel verileriniz, ilgili mevzuata uygun olarak fiziki arşivlerde ve/veya elektronik bilgi sistemlerinde, gerekli idari ve teknik tedbirler alınmak suretiyle muhafaza edilmektedir.

4.  Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılacağı

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 8 ve 9’uncu maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde, yalnızca aşağıda belirtilen amaçlarla ve gerekli olduğu ölçüde aktarılabilmektedir:

Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Kapsamında Aktarım

Otelimizin tabi olduğu mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla kişisel verileriniz; Kimlik Bildirme Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uyarınca, yetkili adli makamlar, Emniyet Genel Müdürlüğü ve diğer kolluk kuvvetleri ile yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilir.

Avukatlarımız ile Paylaşım

Kişisel verileriniz; hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuki süreçlerin yürütülmesi, dava ve uyuşmazlıkların takibi ile hukuki danışmanlık alınması amaçlarıyla, konu ile sınırlı olmak kaydıyla danışmanlık hizmeti aldığımız avukatlarımız ile paylaşılabilir.

Grup Şirketleri ile Paylaşım

Barut Club üyeliğinizin bulunması hâlinde; üyelik programı kapsamında puan kazanımı, ödül ve üyelik hizmetlerinden faydalanabilmeniz amacıyla, yalnızca gerekli ve sınırlı veriler (puan bilgileri gibi) Barut Yönetim Hizmetleri A.Ş., Barut Turizm ve Eğitim Ticaret A.Ş. ve Canem Turizm ve Ticaret A.Ş. ile paylaşılabilir.

İş Ortakları ve Tedarikçiler ile Paylaşım

Kişisel verileriniz; konaklama hizmetlerinin sunulması kapsamında; bankalar (ödeme ve finansal işlemler için), acenteler (rezervasyon ve satış süreçleri için), transfer ve ulaşım hizmeti sağlayan firmalar, Biletleme, CIP ve uçuş öncesi ağırlama hizmeti sağlayıcıları, konsiyerj hizmeti sunan firmalar, tesis işletim sistemleri ve yazılım hizmeti sağlayıcıları, otel bünyesinde faaliyet gösteren kiralık üniteler ile yalnızca ilgili hizmetin gerektirdiği ölçüde ve amaçla sınırlı olarak paylaşılabilir.

Kanuni Temsilciler ile Paylaşım

Kişisel verileriniz, tarafınızca yetkilendirilmiş kanuni temsilcinizin usulüne uygun ve yasal talebi doğrultusunda, talep ve yetki kapsamı ile sınırlı olmak üzere paylaşılabilir.

Bilişim Sistemleri ve Dijital Hizmet Sağlayıcılar

Kişisel verileriniz; şirketimiz adına veri işleyen bilişim teknolojileri hizmet sağlayıcıları, internet sitesi ve uygulama altyapı sağlayıcıları, sunucu barındırma ve teknik destek hizmeti veren firmalar ile yalnızca sistemlerin işletilmesi, güvenliği ve sürekliliğinin sağlanması amacıyla paylaşılabilir.

Bulut bilişim hizmeti kullanılması hâlinde, gerekli idari ve teknik güvenlik tedbirleri alınmak suretiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir.

Denetim ve Kontrol Süreçleri Kapsamında Aktarım

Kişisel verileriniz; iç ve dış denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, kalite, bilgi güvenliği ve mevzuata uyum denetimlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla denetim firmaları, bilgi güvenliği firmaları ve yetkili düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile paylaşılabilir.

Tanıtım ve Duyuru Faaliyetleri Kapsamında Aktarım

Açık rıza vermeniz hâlinde; otelimizin tanıtımı ve projelerimizin duyurulması amacıyla, fotoğraf ve video kayıtları ile ad-soyad gibi sınırlı kişisel veriler, otelimizin internet sitesi, sosyal medya hesapları ve yurt dışı fuar organizasyonlarında kullanılabilir. Açık rıza verilmemesi hâlinde, bu kapsamda herhangi bir paylaşım yapılmaz.

5. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; bu Aydınlatma Metni’nin (2) numaralı maddesinde belirtilen amaçlar doğrultusunda, konaklama ve rezervasyon formları, kişisel asistan ile yapılan görüşmeler ve mesajlaşmalar, mobil uygulamalar, otel içerisinde gerçekleştirilen konaklama sürecindeki talepler ve iletişimler, kullanılan yazılımlar, taraf olunan sözleşmeler, elektronik posta yazışmaları, internet siteleri ve sosyal medya kanalları ile otel içi güvenlik kamera sistemleri aracılığıyla; fiziksel veya elektronik ortamda, sözlü, yazılı veya elektronik yollarla, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle, KVKK’ya uygun şekilde toplanmakta ve işlenmektedir.

Hukuki Sebepler

Yukarıda belirtilen yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz; KVKK m.5/2-c uyarınca sözleşmenin kurulması ve ifası için veri işlemenin gerekli olması, KVKK m.5/2-ç uyarınca kanunlarda açıkça öngörülmesi (Kimlik Bildirme Kanunu, Vergi Usul Kanunu, 5651 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat), KVKK m.5/2-f uyarınca ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Güvenlik Kameraları Yoluyla Veri İşlenmesi

Otel tesisleri ve yerleşkelerinde güvenliğin sağlanması, giriş ve çıkışların kontrol edilmesi ve olası güvenlik risklerinin önlenmesi amacıyla güvenlik kamera sistemleri kullanılmaktadır.

Bu kapsamda elde edilen kamera görüntüleri; KVKK m.5/2-ç (hukuki yükümlülük), KVKK m.5/2-f (meşru menfaat) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Güvenlik kameraları aracılığıyla ses kaydı alınmamaktadır.

Sosyal Medya İçeriklerinin İşlenmesi

Konaklamanıza ilişkin olarak tarafınızca sosyal medya platformlarında herkese açık şekilde paylaşılan ve Şirketimizin resmî hesaplarını etiketlemeniz suretiyle tarafımızla ilişkilendirilen fotoğraf ve video içerikleri; KVKK m.5/2-d uyarınca ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması hukuki sebebine dayanılarak, yalnızca tanıtım ve iletişim faaliyetleriyle sınırlı olmak kaydıyla işlenebilmektedir. Bu kapsam dışında herhangi bir kullanım yapılmamaktadır.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin (Sağlık Verileri) İşlenmesi

Özel nitelikli kişisel verileriniz (sağlık bilgileri gibi), konaklama hizmetinin sunulması için zorunlu değildir ve hizmetin ön koşulu olarak talep edilmemektedir.

Ancak, tamamen kendi talebiniz doğrultusunda ve özelleştirilmiş bir hizmet almak istemeniz hâlinde (örneğin gıda alerjisi, özel diyet veya sağlık durumuna bağlı oda ya da yastık tercihi), bu kapsamdaki sağlık verileriniz; yalnızca açık rızanızın bulunması durumunda, talep edilen hizmetin yerine getirilebilmesi amacıyla, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.

Açık rıza vermemeniz hâlinde, konaklama hizmetlerinden faydalanmanız hiçbir şekilde kısıtlanmaz veya olumsuz etkilenmez.

Sağlık verileri, açık rızanın geri alınması veya işleme amacının ortadan kalkması hâlinde derhâl silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının Kapsamı ve Değiştirilmesi

Barut Turizm ve Eğitim Ticaret A.Ş. tarafından hazırlanan işbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak hazırlanmıştır. Barut Turizm ve Eğitim Ticaret A.Ş.  Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni’ni Kanuna ve kurul kararlarına uygun olmak ve kişisel verilerin daha iyi korunması şartı ile değiştirme hakkına sahiptir.

7. Ticari Elektronik İletiler Hakkında Bilgilendirme

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca; açık rıza vermeniz hâlinde, hizmetlerimiz hakkında bilgilendirme yapılması, mal ve hizmetlerimizin tanıtımı, pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi ve kampanyalarımızdan haberdar edilmeniz amacıyla kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Bu kapsamda ticari elektronik ileti izinlerinizin, ilgili mevzuat gereği İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) kaydedilmesi zorunludur. İYS’ye aktarılacak veriler, iletişim adresi (e-posta adresi ve/veya telefon numarası), izin tarihi, iletişim kanalı, alıcı tipi ve izin kaynağı ile sınırlıdır.

Ticari elektronik ileti izni vermemeniz hâlinde, tarafınıza bu kapsamda herhangi bir tanıtım veya pazarlama amaçlı ileti gönderilmeyecek olup, bu durum konaklama ve diğer temel hizmetlerden faydalanmanızı hiçbir şekilde etkilemez.

İYS hakkında detaylı bilgiye https://iys.org.tr/ adresinden ulaşabilirsiniz.

8. Kişisel Verilerinizin Korunmasına Yönelik Haklarınız

Barut Turizm ve Eğitim Ticaret A.Ş. tarafından işlenen kişisel verilerinize ilişkin olarak her zaman Kanun’un 11.maddesinde yer alan haklarınıza ilişkin tarafımıza başvuruda bulunabilirsiniz. İşbu madde uyarınca;

“Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme”,

“Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme”,

“Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme”

“Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme”,

“Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu doğrultuda yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme”,

“Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu doğrultuda yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,”,

“Kişisel verilerin otomatik sistemler vasıtasıyla işlenmesi sonucu ortaya çıkabilecek aleyhte sonuçlara itiraz etme”

“Kişisel verilerinizin kanuna aykırı bir şekilde işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın tazmin edilmesini isteme”, haklarına sahipsiniz.

9. Başvuru Yöntemi

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında sahip olduğunuz haklara ilişkin taleplerinizi, https://baruthotels.com/tr/policies adresinde yer alan “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca Başvuru Formu”nu doldurarak aşağıda belirtilen yöntemlerden biriyle Şirketimize iletebilirsiniz:

Yazılı olarak; Mehmetçik Mah. 1242 Sok. İdea İş Merkezi Sitesi No: 1/201 D:6 Kat:2, 07100 Muratpaşa/ANTALYA adresine bizzat teslim edebilir, noter aracılığıyla gönderebilir, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak [email protected] adresine iletebilir, daha önce Şirketimize bildirmiş olduğunuz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz üzerinden başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, başvurunun ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifeye uygun olarak ücret talep edilebilecektir.

Başvuruların, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan usul ve şartlara uygun olarak yapılması gerekmektedir.